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Comment faire de la veille avec gmail

31/07/2014 ( Veille ) 6 avis


L’outil gmail est bien plus qu’un outil pour envoyer et recevoir des mails, c’est une énorme source de données qu’il faut pouvoir exploiter au maximum pour en fait pratiquement un outil de veille. Tout d’abord, il y a peu de temps que j’utilise gmail comme outil de veille,  ce qui m’a poussé à le faire et l’arrivée des onglets de gestions (catégories de message à afficher en tant qu’onglets de la boîte de réception comme on peut voir dans la capture d’écran qui suit. 



En effet depuis ce tri rapide (bien mieux que les étiquettes), on peut tranquillement gérer plusieurs type de mails et l’équipe gmail a bien fait les choses en créant 5 catégories de mail.

  1. Principal : les mails qu’on lit.
  2. Réseaux sociaux : les mails dont on ne lit que les titres rapidement.
  3. Promotions : qui sont les pubs et surtout pour moi les articles de presse.
  4. Notifications : qui sont les mails des news letters et des abonnements en tout genre auxquels on souscrit.
  5. Forum : qui veut bien dire son nom, mais dont je me sers pour trier les mails qui n’ont rien à voir avec les autres catégorie. (Sachez que cet onglet est optionnel et qu’il faut l’activer pour le voir apparaître dans la page principale.

Pour commencer la veille il faut donc aller dans la configuration de la boîte de réception (1) et (2) “configurer la boîte de réception”.

Une fois que tout cela est réglé, il  ne va rien se passer, il faudra ensuite suivre les conseils suivants pour que cela marche.

  • NE JAMAIS EFFACER UN MAIL . A moins vraiment de juger de son inutilité totale.
  • S’abonner à un maximum de news letters. En fait plus on s’abonne mieux c’est.
  • Apprendre à trier les mails qui arrivent des fois dans les mauvais onglets (une nouvelle revue de presse arrive généralement dans la boîte principale.  L’animation qui suit explique bien le principe. (prendre l’en-tête du mail est la déplacer dans l’onglet qui va bien). La tâche de tri est importante au début, si vous voulez gérer correctement les onglets.

  • Utiliser un maximum l’outil de recherche de gmail. Et oui! C’est là le nerf du sujet, plus on emmagazine de mail, plus l’outil de recherche gmail devient important. A titre d’exemple voilà une animation qui consiste à trouver des mails contenant “paypal” (hors chat) qui pèsent. plus de    1 Mo. Si vous observez bien l’animation vous allez voir que il y a des mails de 2009 dans les résultats.

  • Gardez les requêtes préférées dans les favoris.

  • Jetez  un coup d’œil sur vos spams (in:spam) et repêcher certains mails pour les gérer plutôt dans les notifications.

Conclusion : encore une fois, garder tous les mails qu’on reçoit est la clé du secret et une fois que vous avez bien fait le tri dans les ongelts, la veille est tout de même facile et surtout l’onglet “principal” est pratiquement inactif!

 

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Delicious Sauvegardez sur delicious! Ecrit par Thierry Roget

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Commentaires

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Commentaire de Bastien |

Bonjour,

Une bonne marche à suivre pour les recherches gmail mais je partage pas trop le fait de s’abonner au maximum de newsletter. C’est privilégier la quantité au dépend de la qualité.

Je préfère avoir moins de flux, mais tous de qualité et je ne perdrais pas mon temps à lire des titres d’articles et des articles qui ne m’apportent rien car simplement écrit pour ranker par exemple. Même scanner des titres suite à une recherche gmail prend du temps. Autant filtrer en amont.

Ca demande un peu de temps mais une fois qu’on a les sources les plus pertinentes par secteur, en y ajoutant qq découvertes via twitter et qq autres partages d’amis, on se fait une veille marketing et technologique de qualité.

My 2 cents :)
Bastien

Commentaire de Thierry Roget |

@bastien, merci pour ton commentaire, en fait mon onglet “promotion” (la quantité) est l’onglet que je ne lis pratiquement jamais, c’est là que mes news letters s’accumulent. Seules qq news letter arrivent dans mon dossier principal (la qualité) , ainsi je sépare les variables.

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[…] Si vous êtes abonnés à plusieurs dizaine de chaînes youtube (c’est mon cas) et que vous vous abonnez systématiquement par mail à chaque chaîne vous risquez d’être un peu débordés par les événements. (à moins que vous utilisiez les techniques de veille gmail) […]

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