L’outil gmail est bien plus qu’un outil pour envoyer et recevoir des mails, c’est une énorme source de données qu’il faut pouvoir exploiter au maximum pour en fait pratiquement un outil de veille. Tout d’abord, il y a peu de temps que j’utilise gmail comme outil de veille, ce qui m’a poussé à le faire et l’arrivée des onglets de gestions (catégories de message à afficher en tant qu’onglets de la boîte de réception comme on peut voir dans la capture d’écran qui suit.
En effet depuis ce tri rapide (bien mieux que les étiquettes), on peut tranquillement gérer plusieurs type de mails et l’équipe gmail a bien fait les choses en créant 5 catégories de mail.
- Principal : les mails qu’on lit.
- Réseaux sociaux : les mails dont on ne lit que les titres rapidement.
- Promotions : qui sont les pubs et surtout pour moi les articles de presse.
- Notifications : qui sont les mails des news letters et des abonnements en tout genre auxquels on souscrit.
- Forum : qui veut bien dire son nom, mais dont je me sers pour trier les mails qui n’ont rien à voir avec les autres catégorie. (Sachez que cet onglet est optionnel et qu’il faut l’activer pour le voir apparaître dans la page principale.
Pour commencer la veille il faut donc aller dans la configuration de la boîte de réception (1) et (2) « configurer la boîte de réception ».
Une fois que tout cela est réglé, il ne va rien se passer, il faudra ensuite suivre les conseils suivants pour que cela marche.
- NE JAMAIS EFFACER UN MAIL . A moins vraiment de juger de son inutilité totale.
- S’abonner à un maximum de news letters. En fait plus on s’abonne mieux c’est.
- Apprendre à trier les mails qui arrivent des fois dans les mauvais onglets (une nouvelle revue de presse arrive généralement dans la boîte principale. L’animation qui suit explique bien le principe. (prendre l’en-tête du mail est la déplacer dans l’onglet qui va bien). La tâche de tri est importante au début, si vous voulez gérer correctement les onglets.
- Utiliser un maximum l’outil de recherche de gmail. Et oui! C’est là le nerf du sujet, plus on emmagazine de mail, plus l’outil de recherche gmail devient important. A titre d’exemple voilà une animation qui consiste à trouver des mails contenant « paypal » (hors chat) qui pèsent. plus de 1 Mo. Si vous observez bien l’animation vous allez voir que il y a des mails de 2009 dans les résultats.
- Gardez les requêtes préférées dans les favoris.
- Pour ne pas rater quoique ce soit, il faut aussi programmer des filtres : https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=fr
- Jetez un coup d’œil sur vos spams (in:spam) et repêcher certains mails pour les gérer plutôt dans les notifications.
Conclusion : encore une fois, garder tous les mails qu’on reçoit est la clé du secret et une fois que vous avez bien fait le tri dans les ongelts, la veille est tout de même facile et surtout l’onglet « principal » est pratiquement inactif!
